Для успешного функционирования системы менеджмента качества необходимо участие всех сотрудников. Эффективность СМК университета определяется централизацией и квалификацией ее управления.
Необходимо проводить обучение сотрудников всех уровней с целью участия их в разработке документов и проверки внедрения этих документов через внутренние аудиты.
Только внутренние аудиты и анализ их позволит принять решение, разработать корректирующие действия и выявить возможности улучшения, как отдельных процессов, так и системы в целом.
Целью внутреннего аудита является осуществление систематического, независимого контроля соответствия процедур, выполняемых персоналом подразделений университета по обеспечению деятельности процессов, документам СМК.
Чтобы провести оценку деятельности структурного подразделения университета, аудитору нужно подготовить свой основной рабочий документ — опросный лист, в котором, по сути, сформулированы требования ГОСТ ISO 9001–2011 в вопросительной форме. Рассмотрим такой вопросник заранее (на входе в процесс создания системы менеджмента качества), чтобы после эффективной подготовки к сертификации достичь обоюдной удовлетворенности ее результатами (на выходе этого процесса).
Опросный лист
- Имеется ли в подразделении Политика в области качества и лист ознакомления сотрудников?
- Пользуются ли сотрудники подразделения стандартами организации СФУ в печатном или в электронном виде?
- Следующие документы утверждены и актуализированы?
- 3.1 Документы необходимые для планирования работ:
- План развития подразделения;
- Отчеты о работе;
- План повышения квалификации.
- 3.2 Организационные документы:
- Положение о подразделении;
- Организационная структура;
- Номенклатура дел;
- Матрица ответственности;
- Показатели качества деятельности подразделения;
- Должностные инструкции;
- Устав СФУ.
- Каким образом ведутся записи (протоколы):
- Протоколы заседаний;
- Акты обследования (самообследования);
- Результаты анкетирования сотрудников;
- Акты внутреннего аудита.
- Доведена ли до сведения сотрудников информация по СМК?
- Как определяются требования потребителя?
- Как оценивается удовлетворенность потребителя?
- Как осуществляется анализ требований потребителя?
- Имеются ли задокументированные цели в области качества?
- Имеется ли распоряжение о назначении ответственного по СМК?
- Имеется ли удостоверение об обучении по СМК?
- Проводится ли анализ СМК в подразделениях (записи, результаты анализа СМК, корректирующие мероприятия по результатам анализа)?
- Обеспечено ли подразделение всеми необходимыми ресурсами для совершенствования СМК и удовлетворения требований потребителя?
- Укомплектован ли полностью штат подразделения?
- План повышения квалификации выполняется?
- Компетентность персонала соответствует требуемой?
- Достаточно ли рабочих площадей?
- Состояние закрепленных рабочих площадей (результаты проверок состояния помещений и соответствующего оборудования)соответствует требованиям?
- Выполняются ли требования? Человеческие факторы:
- правила по ТБ;
- рабочие инструкции.
- Выполняются ли требования? Физические факторы:
- шум;
- температура;
- освещенность;
- гигиенические условия (чистота).
- Отслеживается ли выполнение плана работы подразделения?
- Имеется ли вся необходимая НД, регламентирующая деятельность подразделения?
- Имеются результаты анализа заявок, договоров?
- Как осуществляется идентификация и прослеживаемость?
- Каким образом осуществляется оценка производственного процесса?
- Какие методы оценки деятельности, включая статистические используете в работе?
- Каким образом осуществляется мониторинг и измерение:
- удовлетворенности потребителей?
- основных процессов?
- Имеются ли записи о характере несоответствий продукции и предпринятым действиям?
- Осуществляется ли анализ по результатам мониторинга и измерений?
- Имеются ли корректирующие и предупреждающие действия, направленные на улучшение качества деятельности подразделения?